Stadtverwaltung, Deutsches Rotes Kreuz und die Feuerwehr arbeiteten bei der Vorbereitung Hand in Hand. Auch Verpflegung und ärztliche Untersuchungen mussten vorbereitet werden. Die Feuerwehr hat binnen zwei Stunden die Schlafmöglichkeiten für die angekündigten Flüchtlinge geschaffen. Der Leiter der Arnsberger Feuerwehr, Bernd Löhr, sowie der zuständige Fachbereichsleiter der Stadtverwaltung, Helmut Melchert, standen in engem telefonischem Kontakt zu Bürgermeister Hans-Josef Vogel. Vorrangiges Ziel war es, die Obdachlosigkeit der Menschen zu verhindern, die aus der Erstaufnahmeeinrichtung des Landes in Dortmund nach Arnsberg unterwegs waren.
Aufgabe der Feuerwehr war der Transport und Aufbau von 100 Feldbetten, zudem mussten Sitzmöglichkeiten für drei Verpflegungszelte, die vom Deutschen Roten Kreuz organisiert und aufgebaut wurden, gesorgt werden. „Durch die strukturierte Zusammenarbeit mit dem DRK als Betreiber der Einrichtung konnten so in kürzester Zeit die Unterbringungsmöglichkeiten geschaffen werden,“ so Feuerwehrsprecher Peter Krämer. Neben dem Personal des DRK als Betreiber waren 25 Feuerwehrangehörige aus Neheim, Oeventrop, Rumbeck und von der hauptamtlichen Feuerwache aus Arnsberg im Einsatz.
